Gizlilik Politikası

İşbu Gizlilik Politikası (“Politika”), Cwork LLC Technologies veya Şirket tarafından işletilmekte olan web sitesinin (“Web Sitesi”) kullanımı ve Şirket tarafından sunulan yapay zekâ teknolojileri ve yazılım çözümlerinden yararlanılması sırasında işlenen kişisel verilere ilişkin usul ve esasları belirlemektedir. Şirket olarak, yalnızca bir yazılım sağlayıcısı değil, “Privacy by Design” (Tasarım Yoluyla Gizlilik) prensibini benimsemiş bir teknoloji ortağıyız. Bu bilinçle, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili ikincil düzenlemeler başta olmak üzere, uluslararası veri koruma standartlarına (GDPR vb.) tam uyumu bir kurum kültürü olarak kabul etmekteyiz.

KVKK uyarınca “Veri Sorumlusu” sıfatına haiz olan Şirketimizin bilgileri aşağıdadır:

• Unvan — Cwork LLC Technologies
• Adres — 1760 N Jog Rd #120, West Palm Beach, FL 33411, USA
• E-posta — hello@cwork.ai

Web sitemizi ziyaret etmeniz veya sunduğumuz yapay zekâ teknolojileri ve diğer tüm yazılım çözümlerinden faydalanmanız sırasında paylaştığınız verilerin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliği bizim için önceliklidir. Şirket, teknolojik altyapısını en yüksek siber güvenlik standartları çerçevesinde kurgulamıştır. Bu Politika ile; kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiği, kimlere aktarılabileceği, toplama yöntemlerimiz ve veri sahibi olarak sahip olduğunuz haklar konusunda şeffaf bir bilgilendirme yapmayı amaçlıyoruz.

Topladığımız bilgilerin kapsamı ve işleme amaçlarımız, Web Sitesi ile kurduğunuz etkileşimin mahiyetine göre değişkenlik göstermektedir:

• Ziyaretçi: Web sitesini üye girişi yapmaksızın, yalnızca bilgi amaçlı ziyaret eden kullanıcılar (sınırlı teknik veri ve çerezler).
• Kullanıcı/Müşteri: Şirket yazılım çözümlerini lisanslayan, demo talebinde bulunan veya bültenimize kayıt olan kişiler (kimlik, iletişim ve işlem güvenliği verileri).

Şirket, Web Sitesi ve yapay zekâ teknolojileri ve diğer tüm yazılım hizmetlerinin sunumu kapsamında aşağıdaki verileri; doğrudan sizden (formlar aracılığıyla) veya otomatik yöntemlerle (çerezler ve sunucu günlükleri) toplamaktadır:

Bu veri kategorileri, üyelik oluşturulması, demo talebi veya iletişim formlarının doldurulması sırasında tarafımıza iletilen verileri kapsar:

• Kimlik Bilgileri: Ad, Soyad, TCKN (yasal zorunluluk halinde), İmza (kurumsal yetkilendirme süreçlerinde).
• İletişim Bilgileri: E-posta adresi, Telefon numarası, Kurumsal adres, LinkedIn profili veya sosyal medya kullanıcı adları.
• Mesleki Deneyim Verileri: Çalıştığınız kurum/şirket bilgisi, Unvan, Uzmanlık Alanı (hizmetlerin kişiselleştirilmesi ve kurumsal lisanslama süreçleri için).
• Talep ve Şikâyet Yönetimi: Şirkete ulaştığınız kanallarda (e-posta, canlı destek vb.) paylaştığınız geri bildirimler, destek talepleri ve işletmenize özgü — kendi takdirinizle paylaştığınız — teknik veya hukuki detaylar.

Web Sitesi'ni kullanımınız sırasında deneyimin iyileştirilmesi, siber güvenliğin tesisi ve analiz amacıyla aşağıdaki veriler sistemlerimiz tarafından otomatik olarak kaydedilir:

• İşlem Güvenliği ve Cihaz Bilgileri: IP adresi, cihaz türü (PC/mobil), işletim sistemi ve versiyonu, tarayıcı tipi ve dil ayarları, ekran çözünürlüğü, ağ türü, zaman dilimi ayarları ve cihaz kimlikleri (UUID).
• Kullanım ve Etkileşim Verileri: Web Sitesi üzerindeki gezinme hareketleriniz (clickstream), ziyaret edilen sayfalar, tıklanan bağlantılar, sayfada kalış süreleri, arama sorguları ve hata günlükleri (log kayıtları).
• Konum Verileri: IP adresiniz üzerinden elde edilen yaklaşık konum bilgileri (şehir/ülke düzeyinde). Cihazınızın GPS tabanlı hassas konum verileri, tarafınızca açık rıza verilmediği sürece işlenmemektedir.

Birden fazla cihazdan (örneğin hem mobil telefon hem masaüstü bilgisayar) oturum açmanız durumunda; hizmet kesintisizliğini sağlamak ve güvenlik doğrulamalarını gerçekleştirmek amacıyla, profil bilgileriniz cihazlar arasındaki etkileşiminizi tanımlamak için analiz edilebilir.

Şirket tarafından sunulan web sitesi ile yapay zekâ ve diğer yazılım çözümlerinde tutulan çalışan sağlık verileri, 6698 sayılı KVKK Madde 6 uyarınca yalnızca sır saklama yükümlülüğü altındaki "İşyeri Hekimi" ve yetkilendirilmiş İSG personeli tarafından işlenebilir. Platform, bu güvenliği Rol Tabanlı Erişim Kontrolü (RBAC) ile teknik olarak sağlar. Yetki atamalarının hukuka uygun olarak yapılmasından Veri Sorumlusu olan Kurumunuz sorumludur.

İşbu Politika, yalnızca Web Sitesi ziyaretçilerinin ve doğrudan Şirketimiz ile iletişim kuran şahısların verilerini kapsar. Şirket yapay zekâ teknolojileri ve diğer yazılım çözümlerini (SaaS) lisanslayan kurumsal müşterilerimizin, ilgili platformun içerisine kendi operasyonları kapsamında yükledikleri veya işledikleri kişisel veriler bakımından;

• Kurumsal Müşteri: “Veri Sorumlusu” (Data Controller),
• Şirket: “Veri İşleyen” (Data Processor) sıfatını haizdir.

Müşterilerimiz tarafından Şirket altyapısına yüklenen bu verilerin işleme usulleri, işbu Politika'nın kapsamı dışında olup, taraflar arasında akdedilen “Kullanıcı Sözleşmesi” ve bu sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olan “Veri İşleme Anlaşması” (Data Processing Agreement- DPA) hükümlerine tabidir. Şirket, bu verileri yalnızca Müşteri'nin talimatları doğrultusunda ve sözleşme sınırları içinde işleyeceğini taahhüt eder.

Şirket olarak, kişisel verilerinizi KVKK'nın 5. maddesinde belirtilen hukuki sebeplere dayalı olarak ve aşağıda belirtilen sınırlı amaçlar doğrultusunda işlemekteyiz.

Kurumsal iş birliklerimiz kapsamında, tüzel kişi müşterilerimizin veya iş ortaklarımızın temsilcilerine ait verilerdir.

• İşlenen Veriler: ad-soyad, TCKN/YKN/pasaport no, imza sirküleri, vekaletname bilgileri, MERSİS numarası.
• İşleme Amaçları: sözleşme süreçlerinin yönetimi, imza yetkisi kontrolü, resmi makamlara bildirim yükümlülükleri, iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin dijitalleştirilmesi, öngörüsel risk analitiği ve raporlamalarının yapılması,
• Hukuki Sebep: bir sözleşmenin kurulması veya ifası (KVKK m.5/2-c), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü (m.5/2-ç) ve meşru menfaat (m.5/2-f).

Sizinle sağlıklı bir iletişim kurabilmek ve hizmet sunumunu gerçekleştirmek için işlenen verilerdir.

• İşlenen Veriler: e-posta adresi, cep/iş telefonu, kurumsal adres, ikamet edilen ülke/şehir, işyeri unvanı.
• İşleme Amaçları: mal/hizmet satış ve satış sonrası destek süreçleri, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, müşteri memnuniyetine yönelik aktiviteler, iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin dijitalleştirilmesi, öngörüsel risk analitiği ve raporlamalarının yapılması,
• Hukuki Sebep: sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c) ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz (m.5/2-f).

Şirket’in yapay zekâ teknolojileri ve diğer yazılımlarla ilgili bir platform olması hasebiyle, mevzuata uyum ve olası uyuşmazlıkların yönetimi için kritik önemdeki verilerdir.

• İşlenen Veriler: yapay zekâ teknolojileri ve diğer tüm yazılımlardaki başvuru kayıtları.
• İşleme Amaçları: hukuk işlerinin takibi, yetkili kurum ve kuruluşlara (BTK, KVKK, adli makamlar vb.) bilgi verilmesi, mevzuat uyum süreçlerinin denetimi, iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin dijitalleştirilmesi, öngörüsel risk analitiği ve raporlamalarının yapılması,
• Hukuki Sebep: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m.5/2-e) ve hukuki yükümlülük (m.5/2-ç).

Web Sitesi'ne sosyal ağlar (Google, LinkedIn vb.) üzerinden giriş yapmayı tercih ettiğinizde; ilgili üçüncü tarafın platformu üzerinden paylaştığınız herkese açık profil bilgileriniz, kullanıcı adınız ve erişim belirteçleriniz (access token) sistemimize aktarılır. Önemli Not: bu verilerin kapsamı, ilgili sosyal ağ platformunun gizlilik ayarlarında sizin verdiğiniz izinlerle sınırlıdır. Şirket, bu platformların veri toplama politikalarından sorumlu tutulamaz.

Reklam verenler, iş ortakları veya kamuya açık kaynaklar (Ticaret Sicil Gazetesi, LinkedIn vb.) aracılığıyla; hizmetlerimizi geliştirmek, kurumsal kimlik doğrulaması yapmak ve dolandırıcılığı önlemek amacıyla sınırlı olarak veri toplanabilir.

Şirket, topladığı kişisel verileri; sunduğu yapay zekâ teknolojilerinin ve diğer tüm yazılım çözümlerinin sürdürülebilirliğini sağlamak, yasal yükümlülüklerini yerine getirmek ve kullanıcı deneyimini optimize etmek amacıyla aşağıda belirtilen temel eksenlerde işlemektedir:

• Hizmet İfası: Web Sitesi ve Şirketin yapay zekâ teknolojileri ve diğer tüm yazılım çözümlerinin tüm fonksiyonlarıyla çalıştırılması, üyelik ve lisanslama süreçlerinin yönetilmesi, iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin dijitalleştirilmesi, öngörüsel risk analitiği ve raporlamalarının yapılması
• Destek ve İletişim: Teknik destek taleplerinizin karşılanması, hizmet güncellemeleri, sistem bildirimleri ve kullanım kılavuzlarının iletilmesi.
• Kişiselleştirme: Web Sitesi içeriğinin, sizin ve cihazınızın teknik özelliklerine en uygun ve efektif şekilde sunulmasının sağlanması.

• Sistem Güvenliği: Web Sitesi'nin ve kullanıcı verilerinin siber saldırılara, yetkisiz erişimlere ve dolandırıcılığa karşı korunması, iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin dijitalleştirilmesi, öngörüsel risk analitiği ve raporlamalarının yapılması,
• Denetim ve Uyum: Mevzuata uyum faaliyetlerinin yürütülmesi, hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla kayıtların tutulması ve resmi makamların bilgi taleplerinin karşılanması.

• Kullanım Analizi: Cihazlarınız üzerinden Web Sitesi'ni nasıl kullandığınızın anonimleştirilmiş veya toplu verilerle analiz edilerek; ürün özelliklerinin iyileştirilmesi ve yeni modüllerin geliştirilmesi, iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin dijitalleştirilmesi, öngörüsel risk analitiği ve raporlamalarının yapılması,
• Verimlilik Ölçümü: Sunulan hizmetlerin performansının takibi ve kullanıcı segmentasyonuna dayalı iş stratejilerinin oluşturulması.

• Kişiselleştirilmiş İçerik: İlgili mevzuat uyarınca onay vermiş olmanız kaydıyla; ilginizi çekebilecek bültenlerin, özel tekliflerin ve sektörel gelişmelerin tarafınıza iletilmesi.
• Reklam Optimizasyonu: Web Sitesi üzerindeki deneyiminize dayalı olarak, ilginizi çekebilecek tanıtımların ve reklamların gösterilmesi.

Kişisel verileriniz, yalnızca aşağıdaki amaçlarla ve ilgili amaçla sınırlı olarak paylaşılır:

• Analitik sağlayıcısı — Google Analytics 4. Site kullanım istatistikleri için, yalnızca analitik çerezlere açık rıza vermeniz hâlinde.
• Barındırma ve veritabanı sağlayıcısı (Supabase) — form kayıtlarının saklanması için.
• E-posta altyapısı sağlayıcısı (Google Workspace (Gmail)) — iletişim formu bildirimlerinin ve bülten gönderimlerinin iletilmesi için.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları — hukuki yükümlülüğümüzün gerektirdiği hâllerde.

Kişisel verileriniz reklam amacıyla üçüncü taraflara satılmaz veya kiralanmaz.

Şirket, hizmetlerini sunarken yurt dışında yerleşik sağlayıcılardan yararlanmaktadır. Bu kapsamda kişisel verileriniz aşağıdaki hâllerde yurt dışına aktarılabilir:

• Site kullanım istatistikleri: Analitik çerezlere açık rıza vermeniz hâlinde, tarayıcı ve gezinme verileriniz Google Analytics 4 aracılığıyla Google LLC / Google Ireland Limited tarafından işlenir. Rıza vermediğiniz sürece Google'a hiçbir istek gönderilmez ve herhangi bir aktarım gerçekleşmez.
• Reklam İletişim ve bülten kayıtları: Formlar aracılığıyla ilettiğiniz veriler Supabase altyapısında saklanır ve Google Workspace (Gmail) üzerinden iletilir.

Bu aktarımlar KVKK m. 9 ve GDPR Bölüm V kapsamında, açık rızanıza veya uygun güvencelere (standart sözleşme hükümleri) dayanılarak gerçekleştirilir.

Şirket, kişisel verilerinizi; işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca veya mevzuatta öngörülen (zamanaşımı süreleri vb.) yasal süreler dahilinde saklamaktadır.

• Hesap Bilgileri: Üyelik ilişkiniz devam ettiği sürece saklanır. Hesabınızı kapatmanız durumunda; yasal yükümlülüklerimizin (örneğin 5651 sayılı Kanun veya Vergi Usul Kanunu) gerektirdiği süreler sonunda ilk imha periyodunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
• Teknik Not: Bilgilerin yedeklerden ve önbelleğe alınmış sistemlerden tamamen temizlenmesi, sistem güvenliği protokolleri gereği ek bir süre alabilir.
• İletişim formu kayıtları: Ad-soyad, e-posta adresi, şirket adı ve mesaj içeriğiniz; talebinizin yanıtlanması ve olası uyuşmazlıklara karşı delil teşkil etmesi amacıyla 2 yıl süreyle saklanır, sürenin sonunda silinir.
• Bülten aboneliği: Yalnızca e-posta adresiniz ve aboneliğin başladığı kanal kaydedilir. Aboneliğinizi sonlandırdığınızda kaydınız silinir.

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme ve silinmesini talep etme gibi haklara sahipsiniz. Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz:

• Yazılı başvuru: kimliğinizi tevsik edici (doğrulayıcı) belgeler ile birlikte, ıslak imzalı bir dilekçeyi şahsen veya noter kanalıyla “1760 N Jog Rd #120, West Palm Beach, FL 33411, USA” adresindeki Şirket merkezimize ileterek.
• Elektronik Başvuru: Şirketimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanarak hello@cwork.ai adresine göndererek. (Kayıtlı e- postanız dışında bir adresten yazıyorsanız, güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanımı tebliğ gereği zorunludur.)

Talepleriniz niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak işlemin ek bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret uygulanabilir.

Şirket, işbu Gizlilik Politikasını; gelişen teknolojik şartlar, yeni sunulan hizmetler veya değişen mevzuat gereklilikleri doğrultusunda dilediği zaman güncelleyebilir. Yapılan güncellemeler Web Sitesi'nde yayınlandığı anda yürürlüğe girer. Kullanıcılarımızın “Son Güncelleme Tarihi’ni periyodik olarak kontrol etmesini öneririz.